Combinar correspondencia.
Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De
esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas. La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones
como lo son la generación de etiquetas, la impresión de sobres para invitaciones, etc.
Conceptos previos.
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
Crear el documento principal
·
- Abrir Word y tener en la ventana activa un
·
- Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú
·
- Allí haz clic en la opción Paso a paso por el documento en blanco o un
documento que ya contenga el texto fijo.
Iniciar combinación de correspondencia.
En el paso 2, definimos el documento inicial que es el
documento que contiene la parte fija, a partir de la cual crearemos el
documento combinado.
Debajo de las tres opciones
tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento
Dejar seleccionada la primera
opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.
En el paso 3, seleccionamos el
origen de datos (destinatarios).
Utilizar una lista existente.
Aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos.
Seleccionar de los contactos de
Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opción
Elegir la carpeta de
contacto. Escribir una lista nueva.
Aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir
los valores en la lista (ésta es
la que utilizaremos en este ejemplo).
Hacer clic en Aceptar para
continuar con el paso 4 del asistente:
En este paso, redactamos en el
documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de
combinación. Para ello, debemos posicionar el cursor en la posición donde
queremoque aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el
panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar:
Un Bloque de direcciones...,
una Línea de saludo..., Franqueo
electrónico... o Más elementos.... En la
opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de
datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Podemos utilizar los botones
<, > y para pasar al destinatario
anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario...
concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de
destinatarios... para corregir algún error detectado.
Para finalizar, hacer clic en
Siguiente.
La pestaña Correspondencia
Para rectificar un documento
combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de
tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también
podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia
Desplazarse por los registros.
Permite ver los datos del primer registro del
origen.
Permite visualizar el registro anterior.
Este cuadro permite saber qué registro se está
visualizando así como, permite ir directamente a un registro determinado,
escribiendo el nº del registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer
registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizará el documento con los
datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el último registro.
Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene
muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un registro concreto,
pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento. En estos
casos, se utiliza el botón , el cual permite ir a un registro concreto,
indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar.
Filtrar destinatarios
Si se quiere filtrar los
destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación (por
ejemplo, queremos los clientes de Tijuana), primero tenemos que situarnos en el
cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el
iconodel campo Ciudad y se despliega una lista con varias opciones: , a
continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado
(Todos): se seleccionan todos los
valores de población.
(Espacios): se seleccionan todos los destinatarios que no
tienen población.
(Sin espacios) : se seleccionan
todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población.
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los
destinatarios por algún campo de ordenación (por ejemplo nos interesa que las
cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas
a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar
y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer
clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en
orden inverso. También podemos ordenar por varios campos, por ejemplo, queremos
ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y
dentro de la misma población por apellidos. En este caso, tenemos que utilizar
la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del
encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar de la
lista que aparece la opción (avanzado...), aparecerá el cuadro de diálogo
Filtrar y ordenar, a continuación hacer clic sobre la pestaña Ordenar
registros.
Combinar al imprimir
La opción Imprimir documentos…
permite enviar a la impresora el resultado de la combinación.
Al hacer clic en él aparece el
cuadro de diálogo que se observa a la
derecha.
